Организация деловых мероприятий: как это устроено [ Редагувати ]

Устраивая мероприятие для деловых партнеров или коллег, вы всегда представляете свой бизнес в лучшем свете самым запоминающимся образом. Презентация, деловая встреча, корпоратив, конференция, тренинг, выставка или семинар - каждое событие требует свой подход в его организации. 

Безусловно, есть такие мероприятия, где просто не обойтись без помощи специалистов, но в этом не всегда есть необходимость. Каждый уважаемый себя PR-менеджер или маркетолог должен уметь и знать азы event-менеджмента. Нередко именно эти люди организовывают своим сотрудникам корпоративы и другие деловые мероприятия компании.

Практически для всех событий, независимо от их масштаба, существует общий список необходимых пунктов, которые можно разбить на следующие направления: площадка для проведения события; привлечение спикеров; обеспечение материальной части мероприятия; привлечение аудитории (весь комплекс маркетинговых активностей по привлечению посетителей); организация процесса продажи билетов или регистрации; проведение кофе-брейков, фуршетов и развлекательной части мероприятия.

Найдите площадку для проведения мероприятия

В зависимости от вида мероприятия очень важно подобрать подходящее помещение для его проведения. Если вы планируете деловое мероприятие - мастер-класс, тренинг или семинар и офис компании располагает необходимым помещением для этого, тогда вопрос решен. В случаях, если вы собираетесь провести грандиозную презентацию, корпоратив, семинар, а у компании нет необходимого помещения для ивентов - вам нужно найти и арендовать площадку.

Прежде чем приступать к поиску площадки, необходимо четко определиться со следующими пунктами: бюджет мероприятия, количество посетителей, формат и тип мероприятия.

Для семинаров, конференций и презентаций в идеале подойдет аренда зала в отеле. Для менее грандиозных событий - бизнес-встреч, корпоративов или тренингов можно арендовать офис или элитную квартиру, в зависимости от ситуации.

Например, в Харькове проблему может решить агентство недвижимости Город, которое предлагает свои услуги по аренде и продаже любых объектов недвижимости. Вы можете просмотреть базу данных по типовым и элитным квартирам, коттеджам, офисам и подобрать самый оптимальный вариант для мероприятия.

Подготовьте помещение к мероприятию

После выбора места для мероприятия, помещение необходимо соответствующим образом подготовить. В зависимости от того, какого типа событие вы планируете проводить, необходимо: обеспечить достаточное количество столов и стульев, которые нужно расставить в соответствии с целью и типа мероприятия; обеспечить наличие бумаги, ручек и карандашей; обеспечить наличие необходимых технических средств, а также проверить их исправность.

Если вы планируете праздничный корпоратив, не забудьте разнообразить помещение тематическими декорациями. К примеру, на новогоднем корпоративе - шапочки, елка и гирлянды просто неотъемлемые элементы праздника. Если же это день рождение компании, сотрудника или просто тематический корпоратив - закажите декорации специально под мероприятие.

Например, компания StarLight Scenery может с легкостью создать на заказ необходимый декор для вашего мероприятия любой сложности. StarLight Scenery - крупнейшая украинская компания, выполняющая полный цикл создания, монтажа, хранения декораций и реквизита для телепроектов, фильмов, сериалов, выставок и других мероприятий. Специалисты компании в собственной дизайн студии могут разработать уникальный дизайн декора и реквизита. В случае, если  вы не хотите покупать декор, вы всегда можете его арендовать, заранее подобрав в каталоге необходимый и понравившийся реквизит.

Обеспечьте мероприятие раздаточными материалами

Раздаточный материал является основным элементом в организации и проведении ряда мероприятий, таких как выставки, презентации, семинары, конференции. От качества подготовки раздаточного материала во многом может зависеть окончательный успех любого мероприятия.

В данном случае играет большую роль каждая деталь: общий вид, дизайн, формат, объем раздаточного материала. Вместе с тем нельзя забывать о сохранении общего стиля, соответствующего тематике и цели события. Тип и количество раздаточных материалов зависит от вида вашего мероприятия.

Это могут быть листовки, буклеты, флаера, визитки, открытки, пригласительные, каталоги, изготовление наклеек, стикеры и другие подобные вещи. Необходимо разработать дизайн, написать текст и указать самую необходимую информацию. Подумайте о том, как лучше предложить их гостям и участникам мероприятия. В зависимости от проведения события, вы можете нанять промоутера, который будет встречать гостей и предлагать буклеты у входа. В иных случаях можно разложить раздаточные материалы на столах или стульях.

Чтобы вовремя подготовить все необходимое, заранее обратитесь в полиграфию. Например, в Киеве подобные услуги можно заказать в типографии "Квiтка", в которой полиграфия представлена всеми видами печати, в том числе и широкоформатной. В полиграфии существует офсетная, трафаретная оперативная и широкоформатная печать. Между типографиями Киева жесткая конкуренция, поэтому уровень печати в полиграфии "Квiтка" на очень высоком уровне и услуги рассчитаны на широкую аудиторию.

Подготовьте праздничные угощения

Есть мероприятия где угощения не требуются, но несмотря на это, все же есть один элемент, который должен быть обязательно - питьевая вода. Закажите кулер или купите воду в бутылках, а также запаситесь стаканчиками.

Но такие деловые мероприятия, как конференции, корпоративы, презентации, многочасовые совещания и переговоры - сопровождаются гастрономической и, довольно часто, развлекательной программой. Без банкетно-ресторанного обслуживания здесь не обойтись. А потому очень востребованными являются такие форматы как кофе-брейк, фуршет и деловой банкет. 

Если на мероприятии небольшое количество гостей, вы можете подготовить фуршетный стол, предложив гостям разного вида холодные закуски. В этом случае можно справиться собственными усилиями. Но при большом количестве гостей без обслуживания просто не обойтись. Для этого можете заказать услуги кейтеринга - это выездные рестораны, которые сами приезжают к клиенту в согласованное место и время. Там же заранее можете подобрать и составить меню для гостей, количество порций и обсудить все другие важные задачи.

Продумайте уборку после мероприятия

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими, довольными и уже не захотите думать о чем-то еще. Но после выхода из помещения последнего гостя, у организатора работа еще не закончена.

Если вы арендуете площадку, часто приходится думать об уборке после всего действия. Мероприятия в отелях и ресторанах предусматривают сразу эту услугу при помощи персонала заведения, в других же случаях, вам с этим нужно разбираться самостоятельно. 

К счастью, я не предлагаю вам брать в руки веник и тряпку. В таких случаях в наше время легко организовать уборку с помощью одного телефонного звонка. Заранее договоритесь с клининговой компании, сообщите место и время окончания мероприятия.

"Профессиональный клининг будет уместен после любого мероприятия в любой точке города. Главные качества услуг - аккуратность, точность, пунктуальность и доступность. Специалисты прибудут на локацию и решат проблему чистоты, чтобы вам не пришлось краснеть перед арендодателем помещения", - отмечают специалисты клининговой компании "Уборка 24", в чьей компетенции генеральная уборка квартир, офисов и других объектов недвижимости.