Разгребаем почту [ Редагувати ]

Видимо, проблема переполненности наших электронных почтовых ящиков достала не только меня. Так, на сайте Far Eastern Economic Review я нашел набор интересных рекомендаций, как же навести порядок в своем почтовом ящике. Конечно, я ни на секунду не сомневаюсь, что у каждого из наших многоуважаемых читателей есть своя стратегия приведения почты в порядок, однако давайте попробуем прислушаться к рекомендациям коллег по оружию (или товарищей по несчастью) с далекого Дальнего Востока.

1. Относитесь к папке "Входящие" как к приемной в поликлинике

Это значит, постарайтесь, чтобы к концу "приемного дня" (читай - к завершению просмотра почты) папка "Входящие" (Inbox) оставалась совершенно пустой. Следовательно, все входящие сообщения должны быть либо стерты либо перенесены в другую папку.

2. Продумайте структуру Ваших папок

На первый взгляд это может показаться глупостью. Подумаешь - почта! Что же там сложного? Не стоит торопиться с выводами. Человек, чья деятельность связана с постоянным обменом информацией при помощи электронной почты просто обязан эффективно логически мыслить. Ведь нужно продумать, по каким критериям сортировать входящие сообщения создать соответствующую структуру папок. Не следует забывать и о будущем. Помните, что эта структура будет неизбежно разрастаться и изначальная ошибка приведет в конце концов к необходимости затраты времени на перенос сообщений.

3. "Под вопросом"

Среди множества категорий папок создайте папку "Под вопросом", куда Вы будете переносить сообщения, не подходящие в другие категории. Возможно, эту рекомендацию не стоило выносить отдельным пунктом, но без такой папки Вы вряд ли обойдетесь.

4. Автоматизируйте сортировку входящих сообщений

Теперь, когда у Вас есть логичная и удобная структура папок, в которых хранится Ваша почта, Вы можете значительно сберечь свое время на сортировке почты в папке "Входящие" (Inbox). Самый простой способ - фильтры ("правила для сообщений" в русской Outlook Express). Вы можете отсортировать сообщения по адресу отправителя, теме сообщения и нескольким другим параметрам. Поверьте мне, потратив один раз время на организацию системы фильтров, Вы сбережет массу времени впоследствии.

5. Автоматизируйте сортировку отправленных сообщений

Да, именно так. Ведь зачастую при длительной переписке приходится уточнять содержание предыдущего письма, отправленного Вами. Использование фильтров для папки "Отправленные" поможет сложить сообщения, относящиеся к одной переписке, в одну папку.

6. Приведите в порядок адресную книгу

Адресная книга - полезный инструмент, хотя многие пользователи им не пользуются вовсе. Я не буду распространяться о достоинствах и недостатках этой составной Вашего почтового клиента, но вот в порядке ее поддерживать надо.

7. Не забывайте о поле "Тема" (subject)

Зачастую, отправляя сообщение, мы на ходу придумываем тему и посылаем его а-ля "с глаз долой, из сердца вон". А ведь выработав единый принцип присвоения темы в определенных ситуациях, Вы сможете использовать результат для автоматической сортировки исходящих и даже получаемых в ответ входящих сообщений (как правило, отвечающий на Ваше сообщение, осознанных изменений в поле "Тема" не делает).

8. Возлюбите эксперимент

Не стоит ограничивать себя встроенным в операционку почтовым клиентом, если он Вас не устраивает. Альтернативных программ сейчас полно. Не буду бесплатно рекламировать ни одну из них, но Вы можете начать с очень простого хода - зайдите в Google и в поисковую строку забейте запрос "почтовый клиент скачать". Выбирайте!